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Verwaltungsmodernisierung in Heringen am Kalimanjaro 

„Verwaltungsmodernisierung geht nur Schritt für Schritt. Zwar hatten Kommunen schon vor zehn Jahren spezielle Kommunikationsmittel, aber es hat sich vieles sehr stark weiterentwickelt. Diesen technologischen Fortschritt nutzen wir in Zusammenarbeit mit der ekom21 auf dem Weg zum digitalen Rathaus sehr gezielt“, fasst Daniel Iliev, Bürgermeister im osthessischen Heringen, seine Strategie für das digitale Rathaus zusammen. 

Papierarm ist sexy 

Und in der Tat, der Verwaltungschef handelt und setzt konsequent auf papierarme Kommunikation – intern und mit den Bürgern. Immer mehr verarbeitet die Stadt Heringen Schriftstücke und Anträge in digitaler Form. Was das bedeutet, erklärt Bürgermeister Iliev am Beispiel: „Als ich das letzte Mal meinen Personalausweis verlängert habe, musste ich noch umständlichen Papierkram ausfüllen. Das ist jetzt in Heringen ganz anders. Heute kommen die Bürger ins Rathaus, stellen den Antrag digital innerhalb weniger Minuten und unterschreiben anschließend per Stift auf einem Tablet. Das war es. Der Vorgang ist rechtssicher und konform mit Verwaltungsvorschriften, vor allem aber spart er Zeit, Geld und Ressourcen. Das merkt man als Bürger und geht zufriedener nach Hause“. 

Heringen baut auf Top-Bürgerservice 

Sämtliche Passanträge, aber auch Schriftstücke für An-, Ab- oder Ummeldungen werden in dem eAkte genannten Verfahren elektronisch abgelegt und für den Sachbearbeiter übersichtlich jedem einzelnen Bürger zugeordnet. Zeitaufwendiges Einscannen bei der Beantragung auf Papier sowie das Ablegen oder Heraussuchen von Dokumenten entfällt. Durch den komplett digitalen Ablauf wird meist gar kein Papier mehr benötigt, so dass sich Zeit, Arbeit und auch Archivflächen einsparen lassen. Denn die jeweiligen Dokumente liegen nicht mehr im Gemeindearchiv, sondern revisionssicher auf einem speziell gesicherten Server des kommunalen IT-Dienstleisters ekom21. Die Papierakte wird entbehrlich, das Verwaltungsverfahren schneller. 

Und die Bürger? Die Reaktionen sind bisher durchweg positiv. Die Stadt Heringen gehört neben der Gemeinde Friedewald zu den ersten Kommunen im Landkreis, die das Verfahren einsetzen. Daniel Iliev ist begeistert von der neuen Technik: „Wir bauen unseren hervorragenden Bürgerservice noch stärker aus und stellen die Weichen für das digitale Rathaus“.

Digitalisieren, um interkommunal zusammenzuarbeiten

Den eingeschlagenen Weg zum digitalen Rathaus möchte Heringen konsequent weiterverfolgen. Dafür hat die Verwaltung jetzt erstmals auch einen eigenen Mitarbeiter ausgebildet, der sich nur auf den EDV- und IT-Bereich konzentriert. „Das ist für eine kleine Kommune schon ein Novum“, betont Iliev. „Und so haben wir bessere Voraussetzungen für interkommunale Zusammenarbeit geschaffen.“ Heringen hat bisher gute Erfahrung bei Kooperationen mit den Nachbarkommunen im Werratal gemacht.

Deshalb denkt man hier auch intensiv über verschiedene IKZ-Projekte nach, vor allem aber im Bereich der elektronischen Datenverarbeitung. „Wir wollen gezielt Know-how und Ressourcen für mehr und besseren Bürgerservice bündeln“, so Iliev. Der Grund: Nicht alle Städte und Gemeinden können das gesamte Leistungsspektrum einer Kommunalverwaltung abdecken. Dann hilft es, wenn man sich zusammentut.

Und in Zukunft? – Eine technische Vision …

Wichtig ist sicherlich Offenheit und Begeisterung für Technik und innovative Dinge. Bürgermeister Daniel Iliev ist offen dafür und erlaubt sich gar einen Traum für Heringen: „Dass Technik und Gesetzgebung irgendwann so weit ist, dass wir als Kommune einen 3D-Drucker besitzen: Mit dem könnten wir dann direkt auch aus dem Rathaus heraus unsere städtische Infrastruktur ausbauen oder aufrechterhalten. Abwasserkanäle aus dem städtischen 3D-Drucker – der Gedanke ist schon faszinierend, wenn auch noch ziemlich visionär“. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg, denn die Modernisierung geht nur Schritt für Schritt. Derweil haben freies WLAN und die weitere Digitalisierung des Bürgerservice höchste Priorität. 

Weiterführende Informationen 

Interview mit Daniel Iliev, Bürgermeister von Heringen
Hier finden Interessierte den Weg zum Rathaus in Heringen
Monte Kali, Kalimanjaro – der weiße Berg bei Heringen ist auch touristisch erschlossen
Weniger Papier im Rathaus durch modernen und innovativen Bürgerservice