Rubrik: Verfahren

Erfolgreicher Umstieg im Finanzwesen

einfo21: Frau Herbst, Herr Hoyer, ihre Verwaltungen hatten bisher ein anderes Finanzwesen im Einsatz und sind vor Kurzem auf INFOMA newsystem umgestiegen. Was waren die Gründe für den Wechsel?

Nadine Herbst: Unser bisheriger Anbieter hatte bereits vor drei Jahren angekündigt, dass unser bis dato genutztes Produkt durch eine komplett neue Lösung abgelöst wird. Diesen Hinweis haben wir genutzt und uns einfach mal auf dem Markt nach Alternativen umgesehen. Durch die Ankündigung unseres damaligen Partners war klar, wir bekommen spätestens in ein paar Jahren ein völlig neues System. Daher stand fest, JETZT müssen wir prüfen wo wir in Zukunft hinwollen und mit wem wir zusammenarbeiten wollen, bzw. wer mit welchem Produkt am besten zu uns passt.

Jürgen Hoyer: Wir haben ein Programm gesucht, das modern, innovativ und zukunftsorientiert am Markt ist. Das schien uns auf Dauer mit dem vorhandenen Programm nicht mehr möglich.


einfo21: Wie sind Sie auf die ekom21 und INFOMA newsystem aufmerksam geworden?

Nadine Herbst: Bei meinem vorherigen Arbeitgeber hatte ich bereits mit newsystem sowie vielen anderen Produkten der ekom21 gearbeitet und auch meine Kollegin kam vor wenigen Jahren von einer anderen Kommune, die newsystem im Einsatz hat. Daher stand schnell fest, dass in unserem Vergleich dieses Produkt nicht fehlen darf. 

Jürgen Hoyer: Als ehemaliger Kunde des KGRZ hatten wir die ekom21 und das Finanzwesen mit INFOMA newsystem immer im Blick. Im Umfeld des Landkreises Groß-Gerau und den dortigen kommunalen Mitarbeitern sind Finanzprogramme und deren Funktionalität immer ein Dauerthema und permanent präsent. Zudem hatten wir schon frühzeitig angefangen, den Markt nach Finanzprogrammen zu sichten.

einfo21: Welche Herausforderungen gab es für Sie bei der Vorbereitung des Umstiegs?


Nadine Herbst:
Die größte Herausforderung war erst einmal, sich auf einen Anbieter bzw. ein Produkt festzulegen und die Gremien davon zu überzeugen. Nachdem wir dies geschafft hatten und die ekom21 beauftragt war, kamen natürlich die nächsten Herausforderungen.

So weichen Buchungssystematik oder Haushaltsplanung vom alten Anbieter ab. Hier musste man Prozesse überdenken, schauen, wie man newsystem und unsere Prozesse zusammenführen kann und sich auf Neues einlassen. So wurden beispielsweise unsere Produkte durch Kostenstellen abgelöst oder statt einer zentralen Rechnungsbearbeitung folgte die Einführung des Rechnungsworkflows (RWF). 

Ich würde also ganz klar sagen, es gab zwei Herausforderungen: Erstens, die Leute alle abzuholen und vom neuen System zu überzeugen und zweitens, alte und auch teilweise bewährte Prozesse anzupassen.

Jürgen Hoyer: Die zeitliche und zielgerichtete Koordination der vielfältigen Module bis hin zu neuen Funktionalitäten, wie der elektronische Rechnungsworkflow, waren Herausforderungen für die gesamte Verwaltung. In Teilen auch noch nicht komplett abgeschlossen, wie die Übernahme der Anlagenbuchhaltung und neue Schnittstellen zwischen den Programmen.

einfo21: Und wie lief die Systemumstellung an sich? Wie viele Personen waren eingebunden?

Nadine Herbst: Zuerst einmal: Die Systemumstellung lief im Großen und Ganzen wirklich gut! Natürlich gibt es immer mal ein paar Stolpersteine, aber auch die haben wir alle ohne große Blessuren überstanden. Wir sind ein überschaubares Team von rund fünf Personen in unserer Finanzabteilung. Alle waren daher in ihren Bereichen eingebunden. 

Die Umstellung lief insgesamt zirka ein Jahr komplett neben dem laufenden Betrieb, also neben Haushaltserstellung, Jahresabschluss oder Jahressollstellung. Das war manchmal hart, aber machbar wie man sieht. 

Nachdem wir zu Beginn das Gerüst (die neuen Kostenstellen) gebaut hatten, bekam jeder die Aufgaben aus seinem Fachbereich übertragen. Diese Entscheidung stellte sich auch als richtig heraus. Zwar gab es mit mir und meinem Vorgänger zwei Projektverantwortliche, aber allein wäre das gar nicht möglich gewesen.

Immer wieder warten in einer solchen Umstellung neue Herausforderungen, die gemeistert werden müssen – das läuft nicht ohne ein gut eingespieltes Team. Der erste Bereich war der Haushalt: Hier wurden wir bereits im Juli „umgestellt“, da die Planung in newsystem gemacht wurde. Als nächstes folgten Steuerabteilung und Kasse, sodass wir im Dezember mit der Jahressollstellung starten konnten und ab dem 1. Januar den RWF im Einsatz hatten. Die letzten Abstimmungen bzw. die Eröffnungsbilanzabstimmung folgten nach dem Jahresabschluss im Mai. Nun haben wir nur noch die Anlagenbuchhaltung zu übertragen. Dies hatte sich durch personelle Änderungen bei uns leider verschoben, aber das letzte Projekt soll auch in den nächsten beiden Monaten abgeschlossen sein.

Jürgen Hoyer: Grundsätzlich sind wir sehr zufrieden mit dem Umstellungsprozess. In Groß-Gerau ist dies über das Amt „Finanzen, Controlling und Wirtschaftsförderung“ gelaufen, das mit seinen Sachgebieten „Stadtkasse & Steuern“ und „Abgaben“ mit rund neun Personen eingebunden war. Auch die Kompetenz und unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Ämter waren notwendig, um die Prozesse buchhaltungsgerecht zu gestalten.

einfo21: Waren Sie also insgesamt zufrieden mit den Vorbereitungen und Leistungen der ekom21?

Nadine Herbst: Wir waren auf jeden Fall zufrieden – wir hatten auch ein tolles Team an unserer Seite. 
Für solch eine große Umstellung, die natürlich auch weitreichende Entscheidungen erfordert, wäre manchmal etwas mehr Vorbereitungszeit wünschenswert gewesen. Aber auch diese Hürden haben wir dann doch immer genommen.

Jürgen Hoyer: Mit fest zugewiesen Ansprechpartnern und Projektleitern bei der ekom21, aber auch im eigenen Haus, fühlten wir uns für den Umstieg gut aufgestellt. Dass es irgendwann zu einer zeitlichen Hektik in der heißen Phase kam, sehe ich unter dem Aspekt der Vielfältigkeit und der Größenordnung einer Stadt wie Groß-Gerau eher als normal an. Insgesamt sind wir gut im neuen Jahr und Programm angekommen, auch Dank der kompetenten Ansprechpartner und Hilfestellungen der ekom21-Mitarbeiter.

einfo21: Welche Vorteile ergeben sich nun für Sie mit INFOMA newsystem und der ekom21 an Ihrer Seite?

Nadine Herbst: Der allergrößte Vorteil für uns als kleine Kommune ist der Service, der angeboten wird. 

Angefangen beim Support: Es ist super, dass hier nicht nur „Techniker“ sitzen, die ihr Programm in- und auswendig kennen, sondern oftmals Leute, die selbst aus der Verwaltung kommen und auch einfach das Fachwissen in den Finanzen haben. 

Aber natürlich auch die Aktualität des Produktes: Sowohl in Sachen benötigte Muster oder rechtliche Anpassungen. Und nicht zu vergessen: Auch im Rahmen OZG oder UStG § 2b wissen wir uns hier gut gewappnet.

Jürgen Hoyer: Einen der größten Vorteile sehe ich in der sicheren Datenhaltung und den automatisierten Verarbeitungen durch den ASP-Betrieb. Mit INFOMA newsystem und der ekom21 hoffen wir auf Partner, mit denen wir zukunftsorientiert die künftigen Anforderungen im Zeitalter der Digitalisierung bewältigen.

einfo21: Frau Herbst, Herr Hoyer, vielen Dank für das Interview!

Gemeinde Hasselroth
Stadt Groß-Gerau